Vytvoření oznámení o dovolené v aplikaci Outlook - Zde je návod
Nastavit oznámení o dovolené: V aplikaci Microsoft Outlook můžete automaticky odpovědět na příchozí e-maily s upozorněním na dovolenou, pokud nejste dlouho k dispozici. Ukážeme vám dva způsoby, jak nastavit oznámení o dovolené.
1. Outlook: Rychlé poznámky k dovolené pomocí „Automatické odpovědi“
Pokud chcete nastavit out-of-office poznámku v aplikaci Outlook bez zvláštních pravidel, lze to provést poměrně rychle pomocí "Automatické odpovědi". Následující pokyny fungují se všemi aktuálními verzemi aplikace Outlook.
- Spusťte aplikaci Outlook a v levém horním rohu klikněte na kartu Soubor.
- V části „Informace o účtu“ klikněte na tlačítko „Automatické odpovědi“.
- Zde můžete vybrat období, ve kterém bude zasláno oznámení o nepřítomnosti. Chcete-li to provést, aktivujte možnost „Odeslat automatické odpovědi“ a nastavte počáteční a koncová data. Pokud zde nezadáte nic, automatická odpověď bude odeslána okamžitě a „navždy“.
- Pokud používáte aplikaci Outlook pro podnikání, má smysl vytvořit také poněkud uvolněnou zprávu o nepřítomnosti pro své kolegy („V mé organizaci“) a formálnější pro obchodní kontakty („Mimo moji organizaci“).
- V textu byste měli uvést datum ukončení vaší dovolené nebo nepřítomnosti. Je také vhodné jmenovat zástupce pro poznámky o pracovní dovolené, které váš kontakt může kontaktovat pro naléhavé záležitosti.
- Tlačítkem „OK“ potvrdíte oznámení o dovolené. Všechny e-maily od začátku budou nyní zodpovězeny zadaným textem.
Ukázkový text pro kancelářské poznámky
- Oznámení o nepřítomnosti můžete formulovat podle schématu na snímku obrazovky.
- V naší fotogalerii najdete také další šablony poznámek o dovolené.
2. Zpravidla definujte oznámení o dovolené aplikace Outlook
Pravidlo můžete také použít k vytváření mimo kancelářských poznámek. Je to trochu složitější, ale také to umožňuje odesílat různé e-maily mimo kancelář různým příjemcům. Pokyny se mohou mírně lišit v závislosti na verzi sady Office.
- Po spuštění aplikace Outlook klikněte na kartu „Soubor“. Zde by již měla být vybrána kategorie „Informace“.
- Klikněte níže na odkaz „Spravovat pravidla a oznámení“. Otevře se nové okno.
- Na kartě „Pravidla e-mailu“ je položka „Nové pravidlo“. Zde vyberte „Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám“.
- V následující části můžete vybrat případy, kdy by odesílatelé (například určitými slovy) měli zasílat oznámení o dovolené. Chcete-li, aby byla zpráva mimo kancelář zaslána všem odesílatelům přijatých e-mailů, vyberte „Přes název účtu účtu“ a vyberte požadovaný e-mailový účet (v případě, že spravujete více účtů v aplikaci Outlook).
- V dalším okně vyberte, co se má s přijatým e-mailem stát. Chcete-li jim odpovědět pomocí šablony, musíte zaškrtnout „odpovědět jim pomocí specifické šablony“. Chcete-li vybrat šablonu (soubor Word), klikněte na modrý text („konkrétní šablony“). Oznámení o dovolené je nyní aktivní.
V tomto praktickém tipu si můžete přečíst, jak nastavit automatické předávání e-mailů v aplikaci Outlook.