Výukový program pro přístup: Vysvětlené základy
Chcete vytvořit databázi s aplikací Access poprvé? V tomto tutoriálu vysvětlujeme nejdůležitější základy a pojmy z verze Access 2010.
Struktura databáze Access
Kromě tabulek se v aplikaci Access používají dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly.
- Všechna data jsou zpočátku organizována v tabulkách. Tabulka může například obsahovat adresy nebo informace o článku. Data jsou uložena ve sloupcích a řádcích.
- Řádky se nazývají záznamy a sloupce se nazývají pole.
- Pomocí dotazů můžete filtrovat, kombinovat nebo vypočítat data obsažená v tabulkách. Za tímto účelem jsou různé tabulky navzájem propojeny prostřednictvím vztahů, pokud je to nutné.
- Data zadává příslušný uživatel ve formulářích. Data lze také prohlížet ve formě. Můžete mít výstup výsledků dotazu ve formulářích.
- Zprávy jsou podobné formulářům a používají se pro tisk.
- Makra se používají k automatizaci pracovních procesů. Několik akcí, například příkazy nabídky, lze provádět automaticky jeden po druhém.
- V modulech můžete ukládat funkce a procedury, které jste sami naprogramovali pomocí VBA.
Navrhněte databázi aplikace Access
V hlavě začíná databáze. Je důležité definovat strukturu předem.
- Zamyslete se nad tím, která data (např. Články, objednávky, informace o zákaznících) by měla obsahovat vaši databázi.
- Rozdělte různá data do témat. Každé téma je později zaznamenáno v samostatné tabulce.
- Zjistěte, jaké informace je třeba uložit do každé tabulky. Například v tabulce s články potřebujete jako záhlaví sloupců název článku, číslo článku a cenu.
- Chcete-li se vyhnout duplicitnímu záznamu dat, definujte tzv. Primární klíč. Tím je zajištěno, že nadbytečná data nemohou ani vzniknout. U článků by číslo článku bylo primárním klíčem.
- Definujte vztahy mezi jednotlivými tabulkami. Chcete-li vytvořit dotazy z různých tabulek později, musí být tabulky propojeny. Při objednávce se například zaznamenají také čísla artiklů. Takže vztah mezi tabulkou položek a tabulkou objednávek bude pole číslo položky.
Zobrazení v databázi aplikace Access
Pro každý objekt máte vždy alespoň dva různé typy zobrazení.
- V návrhovém zobrazení určíte, která pole chcete použít, a nastavte možnosti. Pohled navrhujete ve formulářích a sestavách.
- Zobrazení datového listu ukazuje obsah tabulek a výsledky dotazů.
- U formulářů a sestav se data zobrazí v zobrazení formuláře nebo sestavy.
Vytvořte první jednoduchou databázi aplikace Access
Začátek každé databáze je tabulka.
- Z nabídky Sestavit přejděte na tlačítko Návrh tabulky.
- Do sloupce Název pole zadejte název polí. Pole pojmenujte, např. Název článku, číslo článku atd.
- Pak definujete typ dat. V případě názvu článku je textové pole dobrou volbou. Přístup vám poskytuje výběr zde.
- Pokud přepnete do zobrazení datového listu, můžete zadat testovací data.
- Pokud jste vytvořili několik tabulek, nyní definujte vztahy mezi tabulkami. To provedete výběrem tlačítka „Vztahy“ na kartě „Databázové nástroje“.
- Myš můžete nakreslit čáru mezi poli.
- Chcete-li zobrazit filtrovaná data ve formuláři nebo sestavě, vyberte na kartě „Vytvořit“ příkaz „Návrh dotazu“. Přidejte jednu nebo více tabulek, z nichž chcete použít pole, kliknutím.
- Vyberte pole, která chcete použít z tabulek. Přetáhněte pole ze seznamu do prázdného sloupce nebo poklepejte na položku v seznamu.
- Pokud používáte několik tabulek, ujistěte se, že jste vztahy definovali správně.
- Uložte tabulku.
- Chcete-li vytvořit formulář, přejděte na kartu „Vytvořit“ a vyberte „Návrh formuláře“.
- Poté klikněte na "Přidat existující pole" ve skupině "Nástroje". Nyní vyberte pole z tabulek nebo právě vytvořený dotaz a umístěte je do pracovní verze.
- Nyní jste vytvořili svou první jednoduchou databázi v aplikaci Access.
V dalším praktickém tipu si přečtete, jak provést křížový dotaz v aplikaci Access.