E-mail Netiquette: Jak to udělat správně
V osobních konverzacích jsou nedorozumění méně běžné než v elektronické korespondenci. S našimi tipy na e-mailovou netiketu můžete dosáhnout uctivé komunikace na internetu.
E-mailová síťovka: tímto způsobem uděláte dobrý dojem, když oslovíte osobu
Příliš volný tón v e-mailu se může k příjemci rychle dostat jako neúctivý nebo urážlivý.
- Zejména v obchodní korespondenci je zdvořilostí vše a konec všeho. Dejte příjemci přátelskou adresu a končte příjemným pozdravem. Není problém, pokud se trochu odchýlíte od nyní poněkud zaprášených standardů „Vážení ...“ nebo „Milých pozdravů“.
- Pokud jste s danou osobou již obeznámeni, zvolte osobní pozdrav „Dobrý den, pane / Dobrý den, paní“. Tento formulář byste se měli vyhnout při prvním kontaktu s námi. Chcete-li se vyhnout přísnému „drahému“, napište „Dobrý den, pane / Dobrý den, paní“.
- "Srdečné pozdravy", "Mnoho pozdravů" nebo "Nejlepší pozdravy" jsou rozhodně povoleny jako závěrečný pozdrav.
- V podnikání byste se měli vyhnout tomu, co není problémem v soukromém e-mailovém provozu. Zkratky MfG (S pozdravem) nebo LG (Pozdravy) sdělují příjemci, že na napsání slov nemáte ani dost času. Nejlepší je vytvořit vhodný podpis pro poštu. Poté je můžete automaticky přidat do každé pošty.
Smysluplný předmět pro elektronickou poštu
Předmět by měl čtenáři okamžitě informovat o obsahu. To platí pro obchodní a soukromé zasílání e-mailů. Řádek předmětu má několik důležitých funkcí:
- Mnoho příjemců nejprve prohledá doručenou poštu a odfiltruje důležité zprávy z povodně e-mailů. E-maily bez předmětu jsou v plné schránce sotva patrné a často jsou ignorovány.
- Pokud neexistuje jasný předmět, obvykle budete muset na odpověď čekat déle. Navíc se vytvoří dojem nevyžádané pošty a mnoho poštovních programů filtruje takové zprávy přímo do složky se spamem.
- Další výhodou je, že uložené zprávy lze najít rychleji, pokud mají předmět.
Etiketa e-mailu: Slova velkými a malými písmeny jsou tabu
Slova byste neměli psát pouze velkými nebo malými písmeny, a to nejen z důvodu čitelnosti.
- Napište slova velkými písmeny a doslova křičte na příjemce. To vypadá hrubě. Takže to nedělej.
- Opak však také není vhodný: pokud píšete celý e-mail malými písmeny, je to méně čitelné.
- Může také příjemci vyvolat dojem, že na něj ve skutečnosti nemáte čas. Tím snížíte dobrý dojem z vašich e-mailů.
Opatrně používejte funkci CC
Funkce CC je užitečná pro odesílání e-mailu několika lidem najednou. Všechny příjemce mohou vidět adresy, které zadáte do pole CC. To platí také pro výběr „Odpovědět všem“.
- Ujistěte se, že toto pole používáte, pouze pokud jsou lidé navzájem známí. To se týká například e-mailů kolegům nebo zpravidla přátelům.
- Pokud jsou e-mailové adresy viditelné všem ostatním příjemcům, lze je použít k odvození obchodních nebo soukromých kontaktů. To může vést k velkým problémům, pokud například odhalí dodavatele nebo zákazníky.
- Namísto CC byste měli lépe používat funkci BCC. BCC znamená slepá kopie. To udržuje příjemce anonymního - pouze vy, odesílatel, znáte osobu.
Další pravidla chování pro e-mailovou komunikaci
Při komunikaci prostřednictvím e-mailu můžete udělat několik dalších věcí.
- Udržujte své e-maily co nejkratší. Získejte informace k věci rychle a kompaktně.
- Věnujte pozornost pravopisu. Text plný chyb rozhodně nevyvolává dobrý dojem.
- E-maily lze uvolnit pomocí emotikony ;-) nebo :-(. Používejte je pouze v případě, že příjemce dobře znáte. S přáteli to není problém. Používejte emotikony s obchodní korespondcí. Obchodní partnera byste měli používat velmi opatrně rozhodně dobře vědí.