Vytvořte štítky pro hromadnou korespondenci - jak to funguje
Hromadná korespondence vám může ušetřit spoustu času v aplikaci Word. Pokud posíláte dopisy, pozvánky nebo cokoli jiného, oceníte hromadnou korespondenci. Naše pokyny vám přesně ukážou, jak postupovat.
Hromadná korespondence pro štítky v pokynech aplikace Word
Téměř všechny balíčky sady Office nabízejí funkci hromadné korespondence - od aplikace Word po OpenOffice. To, jak postupujete přesně, je u jednotlivých programů velmi podobné. Jednotlivé kroky hromadné korespondence zobrazujeme na příkladu Microsoft Office 2016.
- Než budete moci použít hromadnou korespondenci pro štítky, musíte provést nějakou přípravnou práci: musíte vytvořit adresy pro hromadnou korespondenci v databázi Excel. V databázi průběžně zaznamenáváte relevantní adresy zákazníků, přátel nebo dodavatelů na jednom řádku.
- Každý prvek dostane svou vlastní buňku: A1 = křestní jméno, A2 = příjmení, A3 = ulice + číslo domu, A4 = PSČ, A5 = město.
- Ujistěte se, že databáze je od začátku strategicky citlivá. Čím obratněji plánujete strukturu databáze, tím rozmanitější ji můžete použít později. Podobně jako seznamy adres, má smysl vytvářet seznamy Excel pro určité skupiny.
- V případě pochybností vytvořte pole více než jedno příliš málo. To vám později poskytne příležitost používat databázi Excel různými způsoby. To se týká jak formulářových dopisů, tak i štítků formulářů nebo malých hodnocení.
- Tip: Pokud se vaše databáze trochu zvětší, může být vhodné vytvořit masku v Excelu.
Výstupní štítky jako hromadná korespondence v aplikaci Word
Nejnovější videa
Spusťte Pomocníka hromadné korespondence
Hromadná korespondence: nastavení formátu štítků
Hromadná korespondence štítků: Vyvolání zdroje dat
Štítky hromadné korespondence: Vyberte databázi adres Excel
Word vám nabízí průvodce hromadnou korespondencí, který vás pohodlně provede celým procesem. Alternativně můžete samozřejmě vyvolat jednotlivé kroky ručně.
- Chcete-li pracovat s asistentem hromadné korespondence, nejprve přejděte na kartu „Zásilky“.
- Na pásu karet přejděte do oblasti „Zahájit hromadnou korespondenci“ a klikněte na ikonu stejného jména. V rozevírací nabídce najdete v dolní části „Průvodce hromadnou korespondencí“.
- Jakmile vyvoláte průvodce hromadnou korespondencí, zobrazí se na pravé straně obrazovky nabídka průvodce. Stačí jen pohodlně sledovat jednotlivé kroky.
- Nejprve vyberte typ dokumentu. V našem případě štítky.
- Poté klikněte na „Změnit rozvržení dokumentu“ a poté na „Možnost označení“. V nabídce „Nastavit štítky“ vyberte typ štítků.
- Po nastavení vhodného formátu štítků vyberte v dalším kroku zdroj dat. Toto je vytvořená databáze adres Excel. Můžete také použít databázi aplikace Access.
- V podstatě jste už skoro hotoví. Musíte pouze určit, která datová pole mají být zahrnuta na štítcích hromadné korespondence.
- Nakonec uspořádejte datová pole tak, jak chcete, aby byla později vytištěna. Všechno se hodí, spusťte hromadnou korespondenci.
Mimochodem, vytváření formulářových dopisů v aplikaci Word je stejně snadné jako hromadná korespondence pro štítky.