Používejte Excel jako databázi - jak to funguje
Pokud potřebujete pouze malou databázi bez složitých dotazů, můžete také použít Excel jako databázi. Takto ušetříte náklady na MS Office Access a stále můžete spravovat svá data relativně dobře.
Vytvoření databáze v Excelu
V našem malém příkladu vytvoříme databázi dodavatelů.
- Po zvážení, které informace by se měly v databázi spravovat, rozdělte data rozumně do sloupců.
- Pokud je to možné, měli byste vždy dát data, pro která chcete vytvářet dotazy, do samostatného sloupce.
- Jednotlivé sloupce poskytujeme se zřetelnými záhlavími, jako je jméno dodavatele, ulice, PSČ, město, kontaktní osoba, telefonní číslo, dodavatel od, dodavatel, doba dodání, slevy atd.
- V prvním sloupci jsme uvedli interní číslo dodavatele. Aby bylo možné přiřadit ID čísla později, skládá se z jednoho nebo více písmen v závislosti na počtu tabulek, které chcete vytvořit, a následně ze sekvenčního čísla. Písmena jsou zkratkami příslušných tabulek. V tabulce dodavatelů by tedy byl L.
Databáze funguje v Excelu
V Excelu nelze vytvářet dotazy SQL tak složité jako v aplikaci Access, ale tabulka má také některé databázové funkce.
- Pro přístup k funkcím databáze klikněte na záložku "Vzorce".
- Na pásu karet vyberte tlačítko „Vložit funkci“.
- V části „Funkce vložení“ najdete možnost „Databáze“ v rozbalovací nabídce „Vybrat kategorii“.
- Databázové funkce, které jsou k dispozici v Excelu, se pak zobrazí pod položkou „Vybrat funkci“.
- Pokud kliknete na jednotlivé funkce, obdržíte vysvětlení, pro co můžete příslušnou databázovou funkci použít.