Vytvořit formulář dopis s Excel a Word
Můžete také vytvořit zdroj dat pro hromadnou korespondenci Word z tabulky Excel. Vytvořte soubor Excel jako obvykle a vyplňte jej daty. Vysvětlujeme další kroky v tomto praktickém tipu pomocí příkladu.
Hromadná korespondence Wordu s Excelem jako zdrojem dat
Například nejprve vytvořte soubor Excel podle obrázku. Poté spusťte aplikaci Word a postupujte podle pokynů níže.
- V aplikaci Word přejděte na kartu „DOPRAVA“.
- Klikněte na „Vybrat příjemce“ a poté na „Použít existující seznam“.
- V dalším dialogovém okně vyberte soubor Excel, který jste právě vytvořili, a potvrďte kliknutím na „Otevřít“.
- V dalším okně musíte vybrat tabulku v souboru Excel, ve kterém jsou data k dispozici. V tomto případě by to byla tabulka 1. Zaškrtněte „První řada dat obsahuje záhlaví sloupců“ a klikněte na „OK“.
Vložte pole hromadné korespondence
Protože jste potvrdili předchozí dialog tlačítkem „OK“, používáte Excel jako zdroj dat. Chcete-li to prokázat, přidejte do hromadné korespondence pole hromadné korespondence následujícím způsobem.
- Vraťte se zpět na kartu „DOPRAVA“ a klikněte na „Vložit slučovací pole“. Položky v rozevíracím seznamu odpovídají záhlavím sloupců v souboru Excel.
- Sestavte malý blok adresy tak, že nejprve vložíte pole hromadné korespondence „jméno“, poté „příjmení“ a „adresa“.
- Nyní klikněte znovu na záložku „VÝSTAVY“ na „Výsledky náhledu“.
Word nyní zobrazí první položku v souboru Excel. U druhé osoby klikněte na modrou šipku směřující doprava napravo od tlačítka „Náhled výsledků“. Pomocí těchto šipek můžete procházet všechny příjemce, které aplikace Word přečetla ze souboru Excel. To má tu výhodu, že na stránce Word máte jasně a jednotně písmeno a rozvržení. To znamená, že všechny změny jsou okamžitě aplikovány na všechny příjemce. Pokud přidáte nové příjemce, můžete je jednoduše přidat do souboru Excel a jsou již k dispozici v dopise s formulářem.
Tyto pokyny platí pro aplikaci Outlook 2010/2013. Tipy pro podmíněné formátování najdete v Excelu zde.