Kalendář aplikace Outlook: Správa schůzek - nejlepší tipy

Chtěli byste snadněji spravovat schůzky v kalendáři aplikace Outlook? Ukážeme vám nejlepší tipy, jak lépe uspořádat schůzky v aplikaci Outlook.

Tip 1: Pozvěte účastníky na schůzku Outlook

Pokud plánujete schůzku, můžete pozvat požadované účastníky přímo prostřednictvím vytvořené schůzky aplikace Outlook. Postupujte takto:

1. Přepněte do zobrazení kalendáře aplikace Outlook a pomocí tlačítka „Nová událost“ otevřete novou událost.
2. Nyní můžete účastníkům zanechat zprávu v textovém poli, která se poté objeví v e-mailové pozvánce.
3. V nabídce „Start“ klikněte na „Pozvat účastníky“ v části „Účastníci“.
4. Zadejte e-mailové adresy všech účastníků.
5. Zkontrolujte znovu čas a datum a klikněte na „Odeslat“.
6. Pokud následně změníte čas, datum nebo účastníky, můžete informace zaslat všem účastníkům znovu nebo pouze novým účastníkům.

Tip 2: Sdílejte kalendář bez soukromých schůzek

Chcete-li usnadnit plánování schůzek se svými kolegy, měli byste si své kalendáře navzájem sdílet.

1. V zobrazení kalendáře vlevo najdete seznam vašich kalendářů („Moje kalendáře“). Klikněte pravým tlačítkem na kalendář, který chcete sdílet.
2. V položce „Sdílet“ vyberte „Sdílet kalendář“.
3. Otevře se e-mail s možnostmi sdílení. Nyní zadejte e-mailové adresy všech kolegů, kteří by měli mít přístup k vašemu kalendáři. Zároveň můžete také požádat o zveřejnění kalendářů vašich kolegů.
4. V části Podrobnosti můžete určit, kolik z vašich kalendářů uvidí pozvaní. Například možnost „Pouze dostupnost“ zobrazuje pouze blokované schůzky bez dalších informací o příslušné schůzce.
5. V případě potřeby k pozvánce přidejte informační text a klikněte na „Odeslat“.

Tip 3: Vytvořte schůzky série aplikace Outlook

U pravidelných schůzek můžete také vytvořit řadu schůzek v aplikaci Outlook, například pro týdenní schůzky s týmem:

1. V zobrazení události v nabídce „Start“ v části „Možnosti“ vyberte tlačítko „Typ série“.
2. Nyní definujte čas jmenování pro sérii.
3. V části „Série vzorků“ definujete rytmus, ve kterém se má schůzka konat, například týdně, měsíčně nebo ročně.
4. V části „Trvání série“ můžete definovat počáteční datum, kdy se schůzka koná poprvé, a také počet opakování.

Zobrazený tip se týká aplikace Microsoft Outlook Professional Plus 2013 ve spojení s Microsoft Exchange Serverem. V jiných verzích se položky nabídky mohou lišit. V dalších praktických tipech vysvětlujeme, jak můžete exportovat kalendář aplikace Outlook do jiného e-mailového programu nebo jak můžete odstranit staré položky kalendáře.