Outlook: Vytvoření seznamu adresátů z tabulky aplikace Excel - jak to funguje

V tomto praktickém tipu vám ukážeme, jak vytvořit seznam adres z tabulky adres Excel v aplikaci Outlook.

Krok 1: Upravte seznam adres Excel pro distribuční seznam aplikace Outlook Mail

Než budete moci importovat seznam kontaktů do aplikace Outlook, musíte jej nejprve připravit. V opačném případě aplikace Outlook nemůže zpracovat tabulku. Následující příklad je založen na sadě Office 2007, rozdíly v sadě Office 2010 jsou uvedeny v textu. Jednotlivé kroky znovu vysvětlíme v níže uvedené galerii.

1. Vyberte všechny řádky a sloupce, které chcete vložit.
2. V pásu karet pod položkou „Vzorce“ najdete položku „Definovat jména“.
3. Zde můžete pojmenované záznamy dat pojmenovat (viz obrázek). Vyberte například název „Kontakty“ a klikněte na OK.
4. Uložte seznam jako soubor „xls“ nebo jako csv. Aplikace Outlook nemusí „porozumět“ novějšímu formátu xlsx.
5. Seznam adres je nyní připraven k importu do aplikace Microsoft Outlook. Nyní zavřete Excel.

Krok 2: integrace tabulky aplikace Excel do aplikace Outlook

Nyní můžete importovat své kontaktní údaje do aplikace Outlook následujícím způsobem:

1. Outlook 2007: Otevřete kartu „Start“ a klikněte na „Import / Export ...“. V aplikaci Outlook 2010 se můžete dostat do dialogu „Import“ pomocí položky „Soubor | Otevřít“.
2. Otevře se „Průvodce importem / exportem“. V seznamu vyberte „Import z jiných programů nebo souborů“ a klikněte na „Další“.
3. V následujícím okně vyberte „Microsoft Excel“. Zadání potvrďte kliknutím na „Další“.
4. Přejděte na "Procházet ..." a vyberte dříve uložený seznam Excel. Pokud se chcete vyhnout duplikátům z vytvářeného seznamu, měli byste také zaškrtnout možnost „Neimportovat duplikáty“.
5. Jako cílovou složku vyberte „Kontakty“.
6. Označte řádek „Import kontaktů do složky: Kontakty“. Pokud jste v prvním kroku přiřadili jiné jméno, zobrazí se místo „Kontakty“. Poté klikněte na "Mapovat (vlastní) pole".
7. Na levé straně můžete nyní vidět své hodnoty z tabulky. Nyní je přiřaďte k polím na pravé straně pomocí přetažení. Příklad: Do pole „Název“ přiřadíte název „Tony Stark“. Přidružená e-mailová adresa je v sekci „E-mail“. Můžete samozřejmě také přiřadit jiné hodnoty, jako je adresa, telefonní číslo, fax atd.
8. Potvrďte zadání pomocí OK a klikněte na „Dokončit“.
9. Nyní jste importovali seznam adres z aplikace Excel do aplikace Outlook.

Krok 3: vytvoření seznamu adresátů

Nyní stačí vytvořit distribuční seznam. V novějších verzích aplikace Outlook se tento seznam nazývá „skupina kontaktů“.

• V části „Soubor“ přejděte na „Nový“ a vyberte „Distribuční seznam“ (Outlook 2007). V aplikaci Outlook 2010 vytvoříte distribuční seznam pomocí položky „Kontakty“ (vlevo dole) a poté na panelu nabídek „Nová skupina kontaktů“.
• Klikněte na "Vybrat členy" a vyberte "Kontakty" na pravé straně mřížky adresáře.
• Nyní můžete do seznamu přidat libovolný počet importovaných kontaktů. Volbu potvrďte pomocí OK.
• Nyní můžete pojmenovat distribuční seznam. Potvrďte zadání tlačítkem „Uložit a zavřít“.

Poznámka: Tento praktický tip byl proveden s Excel 2007 a Outlook 2007. V závislosti na verzi se jednotlivé kroky mohou mírně lišit od pokynů.

Tento praktický tip vysvětluje, jak nastavit druhé časové pásmo v aplikaci Outlook.