Vytvořte hromadnou korespondenci s aplikací Word - průvodce
Funkce formulářového dopisu v aplikaci Word je určitě jednou z nejpopulárnějších funkcí při zpracování textu. Pokud se s tím trochu seznámíte, můžete v budoucnu snadno vytvořit stovky dopisů pouhými několika kliknutími.
Cesta k hromadnému dokumentu
Formulář dopisu se skládá ze dvou částí, hlavního dokumentu - který je obecně stejný pro všechny příjemce a jednotlivých údajů jednotlivých příjemců. Tři kliknutí myší stačí k tomu, abyste se dostali do správného menu.
- Nejprve vyberte na kartě Word položku nabídky „Zásilka“.
- Potom otevřete podnabídku ve skupině „Zahájit hromadnou korespondenci“.
- Pro první dopisy s formulářem byste se měli svěřit „Pomocníkovi hromadné korespondence“.
Pomocník hromadné korespondence z aplikace Word - užitečná pomoc pro vaše první pokusy
- Nejprve musíte vybrat typ dokumentu v Pomocníkovi hromadné korespondence - v našem případě „písmena“.
Úvodní dokument - základ pro váš formulář dopisu
Počáteční nebo hlavní dokument je skutečné písmeno, ke kterému později přidáte seznam příjemců. Opět máte na výběr různé možnosti:
- Pokračujte v práci s dokumentem Word již otevřeným.
- Vyberete šablonu a upravíte ji podle svých potřeb.
- Otevřete dopis, který již byl vytvořen.
Seznam příjemců - nejdůležitější část sériových dokumentů
Díky dobře strukturovaným seznamům příjemců si v budoucnu ušetříte spoustu práce. Proto byste měli trvat několik minut dopředu a pečlivě přemýšlet o tom, které kombinace dat jsou pro vaše účely nejvhodnější. Pokud existuje více seznamů nebo pouze jeden seznam a která data musí být v každém případě zaznamenána. Čím přesněji plánujete předem, tím hladší budou písmena formulářů později. Pomocník hromadné korespondence vám nabízí přístup k různým zdrojům dat:
- Vyberete existující seznam příjemců.
- Máte přístup k kontaktům aplikace Outlook.
- Nyní vytváříte nový seznam.
Poslední kroky - jednotlivé části se stávají sériovým písmenem
Poté, co jste vybrali správné komponenty, vše, co musíte udělat, je dát dohromady do jednoho dopisu.
- Nejprve umístěte blok adresy na místo určené pro váš dokument.
- Udělej to samé s pozdravem.
- To je obvykle dostačující, ale samozřejmě můžete přidat další pole, pokud si budete přát. Po vložení všech polí je formulářový dopis připraven.
Funkci formulářového dopisu samozřejmě najdete nejen v MS Office, ale také v jiných kancelářských balíčcích, jako je Open Office nebo Libre Office. Tyto pokyny byly vytvořeny pomocí aplikace Word 2010.