GDPR: Udržujte adresář zpracování - to musíte vědět

GDPR vyžaduje, aby téměř každá společnost vytvořila adresář pro zpracování. Shrnuli jsme zde, co potřebujete vědět.

GDPR: Kdo musí vést zpracovávací adresář?

GDPR není jasně formulován ve všech bodech. Některé oblasti umožňují prostor pro interpretaci.

Podle čl. 30 odst. 5 GDPR nemusí společnosti s méně než 250 zaměstnanci ve skutečnosti vést zpracovávací adresář. Toto tvrzení je však omezeno výjimkami.
Pokud zpracováváte osobní údaje více než „příležitostně“, musíte takový adresář uchovávat, i když společnost má jen několik zaměstnanců. Zákon však neupřesňuje, co přesně „občas“ znamená.
Společnosti jsou také povinny udržovat adresář, pokud jsou data zvláště citlivá. To je například případ zdravotních údajů nebo odsouzení za trestný čin. Jsou ovlivněny například lékaři nebo právníci.
Pokud data představují riziko pro práva a svobody subjektů údajů, musíte také vést zpracovávací adresář. To je například případ hodnocení a profilování.
Pokud například spravujete databázi dodavatelů nebo zákazníků nebo spravujete údaje o zaměstnancích, zákon o ochraně dat vás zavazuje k tomu, abyste vedli zpracovávací adresář.
Lze tedy předpokládat, že výjimka z požadavku na dokumentaci platí jen zřídka.
Mimochodem podrobně vysvětlíme, co je obecné nařízení o ochraně údajů v jiném praktickém tipu.

Článek 30 GDPR stanoví minimální požadavky, které musí zpracovatelský adresář splňovat.

Především musí adresář obsahovat jméno a kontaktní údaje odpovědné osoby.
Kromě toho musí být uveden účel zpracování a musí být popsány kategorie subjektů údajů a kategorie osobních údajů.
Musí být rovněž uvedeny kategorie příjemců, kterým jsou osobní údaje sděleny.
Kromě toho musí zpracovatelský adresář informovat o lhůtách pro odstranění jednotlivých kategorií dat.
Pokud je to možné, zahrnuje požadavek na dokumentaci také popis organizačních a technických opatření, která se používají ke shromažďování údajů.
Šablonu pro vytvoření adresáře pro zpracování najdete například u profesního sdružení úředníků pro ochranu údajů v Německu.

Aby jste jako provozovatel webových stránek věděli, co musíte zvážit, najdete kontrolní seznam GDPR v našem dalším praktickém tipu.